MED SPA · CUMPLIMIENTO
¿Es un med spa una entidad cubierta bajo HIPAA?
La respuesta honesta es «depende de una cosa específica, y lo decide su abogado». Esta es esa cosa, por qué la respuesta cambia menos de lo que la mayoría de los dueños espera, y qué hace una construcción cuidadosa de la admisión en cualquiera de los dos casos.
Este es el descargo más importante del sitio: nada de lo que sigue determina el estatus regulatorio de su consultorio. Esa determinación es asesoría legal, depende de hechos que no tenemos y le corresponde a su abogado. Lo que sigue describe la pregunta y cómo construimos para que la respuesta no exija rehacer nada.
LA RESPUESTA CORTA
La única cosa de la que depende
La definición de HIPAA de proveedor cubierto gira en torno a las transacciones electrónicas estándar: reclamos, verificaciones de elegibilidad, pagos y remesas, y el resto de las transacciones que la regla nombra. Un consultorio que envía un reclamo electrónico a un plan de salud ha hecho una. Un consultorio que solo toma una tarjeta en recepción por un servicio cosmético puede no haber hecho ninguna nunca. Esa es toda la prueba, y por eso dos med spas en la misma calle pueden tener respuestas distintas.
Por qué la respuesta libera menos de lo que parece
- La ley de expedientes de pacientes de la Florida (s. 456.057) rige la confidencialidad de los expedientes que conservan los profesionales con licencia, sea cual sea el estatus bajo HIPAA. Un med spa supervisado por un médico conserva expedientes bajo un profesional con licencia.
- La Ley de Protección de la Información de la Florida (s. 501.171) exige medidas razonables para proteger la información personal y aviso dentro de los 30 días de una brecha. No pregunta si usted es entidad cubierta bajo HIPAA.
- Las leyes de telemercadeo, federal y de la Florida, aplican a cada texto y llamada automatizada que envía el consultorio, y aplican con más filo a los servicios electivos porque el seguimiento se parece más a una venta.
- Las reglas de publicidad y testimonios de la FTC rigen cada afirmación de resultado, cada antes y después y cada testimonio, y la FTC ha sido más activa precisamente en cosmética y bienestar.
- Los pacientes lo asumen. Una persona que entrega una historia médica en un med spa espera que se maneje como información médica, diga lo que diga la ley.
Qué hace la construcción en cualquier caso
Como la respuesta puede cambiar (un consultorio agrega un servicio médicamente necesario, se une a un grupo, empieza a aceptar un plan para una línea), configuramos todo med spa de la misma manera, y la manera es la cuidadosa. Los formularios de admisión viven dentro de la plataforma habilitada para HIPAA. Aday Interactive firma un Acuerdo de Asociado de Negocios con el consultorio en todos los planes, resulte o no que el consultorio lo necesita. Los mensajes de primer contacto llevan logística, no detalle clínico. El consentimiento para mensajes se captura en su propia casilla, en el idioma del formulario. Los canales de mensajería de redes sociales no están en la bandeja. La retención de grabaciones y transcripciones es una configuración y no un «para siempre» por defecto.
Un consultorio que después se entera de que es entidad cubierta no tiene nada que reconstruir. Uno que se entera de que no lo es no perdió nada por ser cuidadoso, y tiene una construcción con la que sus pacientes y su abogado están tranquilos.
Qué no hace la construcción
No le dice qué es usted. La llamada de consulta tampoco. Si un posible cliente nos pregunta directamente si su consultorio es una entidad cubierta, la respuesta es que somos una empresa de tecnología, que la pregunta es legal, y que construiremos con el estándar cuidadoso mientras su abogado la responde. No es evasión. Un proveedor de CRM que responde una pregunta de estatus regulatorio es un proveedor en cuya respuesta usted no debería confiar.
Las preguntas para llevarle a su abogado
- ¿Nosotros, o alguna entidad de la que formamos parte, enviamos reclamos electrónicos o verificaciones de elegibilidad a algún plan de salud por algún servicio?
- ¿Nuestros expedientes se conservan bajo un profesional con licencia, y qué nos exige la s. 456.057?
- ¿Cuáles de nuestros mensajes automatizados podrían leerse como llamadas de venta telefónica, y nuestro lenguaje de consentimiento es suficiente para ellos?
- ¿Alguno de nuestros materiales de mercadeo hace afirmaciones de resultado que necesiten sustento?
- Si nuestro estatus cambiara, ¿qué cambiaría en nuestras operaciones, y nuestra configuración actual está lista para eso?
La última pregunta es de la que trata este artículo. La respuesta, para un consultorio construido de la manera cuidadosa, es «nada en el sistema de admisión».
Preguntas frecuentes sobre este tema
¿Qué decide si un med spa es una entidad cubierta?
Si transmite información de salud de forma electrónica en relación con una transacción estándar, que en la práctica significa facturarle electrónicamente a un plan de salud. Un consultorio cosmético de pago directo que nunca lo hace puede no serlo. Su abogado decide.
Si no somos entidad cubierta, ¿quedamos libres de reglas de confidencialidad?
No. La ley de expedientes de pacientes de la Florida aplica a los expedientes de profesionales con licencia, la Ley de Protección de la Información de la Florida exige medidas razonables y aviso de brecha en 30 días, y las reglas de telemercadeo y publicidad de la FTC aplican a todo consultorio.
¿TheraCRM.pro nos va a decir nuestro estatus?
No. Somos una empresa de tecnología y la pregunta es legal. Construimos con el estándar cuidadoso mientras su abogado la responde.
¿Qué cambia en la construcción si nuestro estatus cambia?
Nada en el sistema de admisión. Formularios dentro de la plataforma habilitada para HIPAA, un acuerdo en todos los planes, mensajes solo con logística y consentimiento aparte se configuran para todo med spa desde el inicio.
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¿Construir de la manera cuidadosa antes de que su abogado responda?
En una consulta de 30 minutos le mostramos la configuración para med spa y el acuerdo. Traiga las preguntas de su abogado; respondemos la mitad técnica y dejamos la mitad legal para ellos.