Alguien le escribió en el momento más difícil de su vida. Que no tenga que esperar.
Automatización de admisión para consultorios de terapia del sur de la Florida — trauma, EMDR, parejas, terapia sexual, niños y adolescentes. Confidencial por diseño, bilingüe por diseño, y con la rapidez que este momento exige.
La ventana son horas, no días
Alguien decide que hoy es el día. Abre las páginas de cuatro consultorios, llena cuatro formularios y deja el teléfono a un lado.
Esa decisión le tomó meses. Pero la ventana en la que esa persona realmente da el siguiente paso se mide en horas, no en días. El consultorio que responde dentro de esa ventana se queda con la consulta — los otros tres se quedan sin nada, y muchas veces esa persona no vuelve a intentarlo.
Esta es la admisión menos indulgente de todo el sector salud, y la mayoría de los consultorios la manejan desde una cuenta de Gmail compartida.
Cinco piezas, un solo proceso confidencial
Formularios de admisión confidenciales — motivo de consulta, seguro o pago privado, clínico de preferencia, disponibilidad e idioma — en inglés y en español.
Una primera respuesta en menos de un minuto, redactada en un lenguaje que alguien en crisis pueda leer. Sin tono de venta. Sin signos de exclamación.
Seguimiento que se detiene en el instante en que la persona agenda, responde, o pide que la dejen tranquila.
Asignación de clientes por especialidad, modalidad e idioma, para que una consulta de EMDR en español llegue al clínico que puede atenderla.
Una lista de espera que funciona de verdad — cuando se abre un cupo, las personas correctas se enteran, en orden.
Entrega limpia a SimplePractice, TherapyNotes o su historia clínica electrónica, para que el expediente empiece completo.
Las etapas del proceso que entregamos para este sector
El español se queda en español, de principio a fin
Contar por qué busca terapia de trauma es difícil en su primer idioma, y más difícil todavía en el segundo. Un cliente que escribe en español y recibe la respuesta en inglés lo interpreta así: este consultorio no es para mí.
Aquí el español se mantiene en español — la confirmación, los recordatorios, el papeleo de admisión, el agente de voz, el enlace para reprogramar. Y quien atiende la consulta es el clínico que puede sostener la sesión en español.
Entidad cubierta, y particularmente sensible
Los consultorios de terapia son entidades cubiertas, y el contenido de la admisión es particularmente sensible — el solo motivo de consulta puede ser información de salud protegida (PHI).
TheraCRM.pro funciona sobre infraestructura habilitada para HIPAA, Aday Interactive firma un Acuerdo de Asociado de Negocios (BAA) con su consultorio, y configuramos el acceso al mínimo necesario para que el personal de recepción vea los datos de la cita sin exponerse al detalle clínico.
También configuramos el sistema conforme a las realidades del Capítulo 491 de la Florida — los pasantes registrados y el personal supervisado reciben acceso acotado según su nivel de supervisión.
Si su consultorio usa el agente de voz, no lo activamos sin antes construir y probar una ruta de escalamiento para llamadas de crisis. No es opcional, y no hay excepciones.
No somos abogados y esto no constituye asesoría legal. Sus políticas, capacitación y acuerdos con el personal siguen siendo responsabilidad suya.
Lea la cadena completa del BAA (en inglés) →Sistemas que confirmamos en la llamada
Confirmamos cada sistema en la llamada de descubrimiento antes de que usted firme nada — no es una lista certificada, es un punto de partida.
Con base en Coral Gables. Trabajando en todo el sur de la Florida.
Estamos en 338 Minorca Avenue, y la mayoría de los consultorios con los que trabajamos están a quince minutos en carro — Coral Gables, Brickell y Pinecrest. Cada zona rompe la admisión de una forma distinta.
También atendemos med spas, consultorios dentales y consultorios médicos. Vea también precios y formularios bilingües.
Preguntas que nos hacen en esta llamada
Nosotros redactamos la primera respuesta; usted aprueba cada palabra. Cálida, clara, sin tono de venta. Y una respuesta que suena humana en dos minutos vale más que una respuesta cálida que llega el jueves.
Sí, ordenada, con contacto automático en cuanto se abre un cupo.
No. Recoge las consultas que Psychology Today le envía y evita que se queden sin respuesta.
Puede ser. Se lo diremos en la llamada — no se lo venderemos de todas formas.
Alguien está decidiendo justo ahora.
Conversemos sobre cómo sería una admisión confidencial y bilingüe para su consultorio.
Agendar una consulta