El paciente nuevo llamó un viernes, a las 4:55 de la tarde. Nadie le devolvió la llamada.
Admisión de pacientes nuevos, seguimiento de planes de tratamiento y recordatorios de control para consultorios dentales del sur de la Florida — odontología general, ortodoncia, periodoncia, cirugía oral, implantes. Bilingüe, porque su recepción ya lo es.
Dos fugas silenciosas
La odontología tiene dos fugas silenciosas, y la mayoría de los consultorios solo ve la primera.
La evidente: llamadas de pacientes nuevos que caen en el buzón de voz. Sobre todo la última hora de cada viernes, todo el horario de almuerzo, y cada noche.
La costosa: tratamiento aceptado y nunca agendado. Pacientes que aceptaron un plan de $6,000, salieron de la consulta y nunca recibieron seguimiento. Ese número está ahora mismo en su sistema de gestión, y casi nadie lo trabaja de forma sistemática.
Se trabajan las dos fugas, no solo la evidente
Cada llamada perdida recibe de inmediato un mensaje de texto con disponibilidad real para agendar.
Formularios de paciente nuevo, datos del seguro e historial médico, recolectados antes de la cita, en inglés o en español.
Seguimiento de planes de tratamiento aceptados y sin agendar — la automatización de mayor retorno en toda la odontología.
Recordatorios de control y de higiene que escalan por texto, correo electrónico y voz.
Seguimiento posoperatorio después de extracciones, implantes y cirugías.
Rastreo de referidos, para que sepa qué especialista y qué paciente enviaron cada caso.
Las etapas del proceso que entregamos para este sector
La aceptación del tratamiento cae en la traducción
La admisión dental está llena de términos que la mayoría no conoce en su segundo idioma — preautorización, deducible, corona contra incrustación, injerto óseo. En un condado donde el 88.0% de los residentes de 5 años o más habla en casa un idioma distinto del inglés — la gran mayoría, español — la aceptación del tratamiento cae cuando la explicación solo existe en inglés.
Cada formulario, recordatorio, seguimiento de plan de tratamiento e instrucción posoperatoria se envía en los dos idiomas.
Aquí no hay ambigüedad
Los consultorios dentales que transmiten reclamaciones electrónicas son entidades cubiertas bajo HIPAA. Punto — este sector no tiene la ambigüedad que sí existe para los med spas.
Construimos sobre infraestructura habilitada para HIPAA, firmamos un BAA, y configuramos el acceso para que el personal de recepción maneje la programación de citas sin exposición innecesaria al detalle clínico. Sus políticas, capacitación y acuerdos con el personal siguen siendo responsabilidad suya.
No somos abogados y esto no constituye asesoría legal. Sus políticas, capacitación y acuerdos con el personal siguen siendo responsabilidad suya.
Lea la cadena completa del BAA (en inglés) →Sistemas que confirmamos en la llamada
Confirmamos cada sistema en la llamada de descubrimiento antes de que usted firme nada — la profundidad de integración con el sistema de gestión dental varía bastante, así que esto es un punto de partida, no una lista certificada.
Con base en Coral Gables. Trabajando en todo el sur de la Florida.
Estamos en 338 Minorca Avenue, y la mayoría de los consultorios con los que trabajamos están a quince minutos en carro — Coral Gables, Brickell y Pinecrest. Cada zona rompe la admisión de una forma distinta.
También atendemos terapia y salud mental, med spas y consultorios médicos. Vea también precios y formularios bilingües.
Preguntas que nos hacen en esta llamada
No. Se conecta por delante y le entrega los pacientes ya agendados.
Sí, y por lo general ahí está el dinero.
Sí, de forma automática, en cuestión de segundos.
Es compatible, con enrutamiento y reportes por sede.
Ese plan de $6,000 sigue sin agendarse.
Conversemos sobre un proceso que trabaje las dos fugas — llamadas perdidas y tratamiento sin agendar.
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